大马开店 / 注册公司：为什么法律强制一定要雇公司秘书？

在马来西亚，无论是中小企业还是小型门店，只要注册为公司（如 Sdn. Bhd.），就必须依法委任公司秘书。因此，公司秘书并不是普通行政人员，而是企业在法律与合规层面的核心角色。

公司秘书（Company Secretary，简称 CoSec）。根据《2016年公司法》，它是每家私人有限公司（Sdn Bhd）法定的必备职位，地位等同于公司的高级官员。

假设您在马来西亚开设一家餐馆，由于多数属于外资投资，通常会注册为 Sdn. Bhd.（私人有限公司）。在这种情况下，根据 《Companies Act 2016 Malaysia 》的规定，公司在成立之初就必须委任公司秘书，并持续维持这一安排，这是一项法定义务，而非可选服务。

公司秘书角色定位：公司的“合规大脑”与“守门人”

马来西亚公司秘书是马来西亚公司委员会（SSM)法定强制的一个职能。公司与SSM（马来西亚企业监管局）的唯一官方联络人。 在马来西亚《2016年公司法》下，秘书与董事共同承担法律责任。如果公司违规，秘书可能被罚，董事也跑不掉。这种“利益捆绑”决定了他们必须专业。

展开来说，有三大职责：

1️⃣ 法律合规

公司秘书负责确保你公司符合 Companies Commission of Malaysia (SSM) 的要求，包括：

公司成立（注册 Sdn Bhd）

年报提交（Annual Return）

公司资料更新（董事、股东变更）

公司章程管理

如果这些没做， 罚款（几百到几千RM），公司被列为不合规 ，严重会被注销（Strike Off）等 。

2️⃣ 公司结构与文件管理

公司秘书负责所有“公司法律文件”：

股东结构

董事会议记录（Board Resolution）

股权变更文件

公司注册文件（Form）

比如，开户行开户： 银行只认秘书 CTC（核证副本）的文件。准证申请： 餐饮店申请 WRT 执照（外资零售贸易执照）或地方政府牌照（PBT）时，必须由秘书提供最新的公司股权架构证明。

3️⃣ 政府沟通桥梁

公司秘书是公司与政府之间的“正式接口”。很多文件必须通过秘书提交，老板自己不能直接做。 出问题时，秘书和董事同样被问责。

秘书关联机构，包括：

Companies Commission of Malaysia (SSM)（公司注册局）

Inland Revenue Board of Malaysia（税务局 LHDN）

银行、审计师

秘书收费

市场价格（马来西亚常见）：

年费（基础服务）

RM 600 – RM 1,800 / 年（普通中小企业）

怎么选一个靠谱的公司秘书？

1️⃣ 有执照（最基本）

SSM注册 和 持牌（正规牌照）

2️⃣ 有“中资经验”、跨境结构（控股、代持等）、 税务配合

3️⃣ 主动提醒 + 有服务意识

提醒你年报截止 、提醒合规风险 、主动建议结构优化

4️⃣ 能配合你的长期规划

比如：未来融资 、 股权设计 、多公司架构

所以，对于在马的餐饮业老板来说，公司秘书的作用可以更具体地理解为“合规管家”。一方面，公司秘书会协助您完成公司注册，并向 Companies Commission of Malaysia (SSM) 提交所有必要文件；另一方面，在日常运营中，公司秘书负责按时提交年度申报（Annual Return）、更新公司资料（如更换股东或董事）、以及维护公司法定文件。这些看似“后台”的工作，其实直接关系到公司是否合规运营。